Matriz de Eisenhower: Aprenda a priorizar as suas tarefas

Um dos maiores problemas com o qual nos deparamos na nossa vida pessoal e profissional é com a organização e gestão das tarefas do dia a dia. Necessita de apoio para gerir as tarefas urgentes e importantes? Veja como a Matriz de Eisenhower é útil para priorizar as suas tarefas!

Já todos dissemos a alguém que "não tinhamos tempo" para algo, não é verdade? Pensando em todas essas situações, analisou se realmente não teria mesmo tempo ou se poderia ser apenas falta de organização?

Muitas vezes, a falta de tempo é confundida com a falta de definição de prioridades, ou mesmo de vontade. 

O dia nasce com 24 horas para toda a gente, pelo que depende inteiramente de cada pessoa como pretende organizar e gerir o seu dia, mesmo que possa depender de fatores externos, claro. Essa gestão pode ser altamente facilitada a partir de ferramentas de apoio, nomeadamente a partir da Matriz de Eisenhower.

O que é a Matriz de Eisenhower?

Criada durante a segunda guerra mundial pelo 34º presidente dos Estados Unidos, o americano Dwight Eisenhower, a Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão de tarefas que ajuda a organizar e priorizar as suas tarefas, através da distinção das tarefas por urgência e importância, de uma forma visual.

É, assim, uma maneira de priorizar os seus dias com eficiência, uma vez que o urgente nem sempre é importante e, por outro lado, o importante também pode não ser urgente.

Como tal, a Matriz de Eisenhower pode ser também denominada como "Matriz de gestão do tempo", uma vez que o seu principal objetivo se centra nisso mesmo.

Qual a diferença entre tarefas importantes e tarefas urgentes?

Embora "urgência" e "importância" possam parecer a mesma coisa, não são. Aliás, estes conceitos são completamente diferentes.

É a distinção entre ambos que, segundo a Matriz de Eisenhower, o vai ajudar a identificar as tarefas que requerem a e seu esforço e atenção imediatos ou as que podem esperar, no caso de não serem urgentes, por exemplo.

O que são tarefas urgentes?

Tal como o nome indica, as tarefas urgentes necessitam da sua atenção imediata, uma vez que podem existir consequências caso o contrário aconteça. Portanto, são tarefas que não pode evitar e, geralmente, quanto mais tempo forem adiadas, maior pressão sentirá, que poderá ter impacto direto em outros fatores da sua vida.

Em que consistem as tarefas importantes?

As tarefas importantes, normalmente, estão relacionadas com objetivos a longo prazo ou com projetos de grande destaque, em que se torna também necessário dedicar-lhes algum tempo e investir outro tipo de recursos.

Ou seja, pode ter uma tarefa que não é urgente, mas que é muito importante e à qual terá de dedicar algum tempo.

Uma vez separadas as tarefas urgentes das tarefas importantes, poderá então começar a utilizar a Matriz de Eisenhower, de acordo com os seus quatro quadrantes.

Como funciona a Matriz de Eisenhower?

A Matriz Eisenhower divide-se em quatro quadrantes, isto é, em quatro categorias, divididas de acordo com o estado de urgência (urgente ou não urgente) e o nível de importância (importante ou não importante), de maneira a poder identificar qual a ação a tomar, considerando o estado da tarefa e através de um diagrama visual.

Para que servem os quadrantes da Matriz de Eisenhower?

Primeiro quadrante - Importantes e Urgentes: Faça-as agora

Estas são as tarefas com maior prioridade a serem feitas, pelo que deve investir o mais rapidamente nelas, uma vez que são urgentes e importantes.

Embora, por vezes, possa ser difícil distinguir o nível de urgência e importância, estas devem ser aquelas em que restam menos dúvidas quanto à necessidade da sua execução.

Segundo quadrante - Importantes e Não urgentes: Agende-as

Pode ter de executar tarefas que são bastante importantes para o funcionamento do negócio, mas que não necessitam de ser feitas de imediato, isto é, são metas a longo prazo.

Neste caso, são tarefas importantes, mas não urgentes, que pode agendar para mais tarde, sem lhe causar qualquer tipo de problemas ou ansiedade.

Aponte essas tarefas para não se esquecer e trate delas após resolver as tarefas do primeiro quadrante (tarefas urgentes e importantes).

Terceiro quadrante - Não importantes e Urgentes: Delegue-as

Este tipo de tarefas necessitam, embora não tenham muito valor para si ou para o negócio, são aquele tipo de tarefas que necessitam de ser tratadas imediatamente.

Uma vez que não são importantes, não precisam de ser feitas especificamente por si, pelo que, se tiver essa oportunidade e autonomia, pode delegar a outro membro da equipa, de maneira a conseguir direcionar a sua energia para as tarefas dos primeiro e segundo quadrantes.

Por vezes, dependendo da sua personalidade e perfil profissional, pode ser difícil delegar, por “medo” de pedir ajuda aos colegas ou mesmo por falta de organização da sua parte. No entanto, delegar a outra pessoa deve ser um processo encarado com normalidade.

Quarto quadrante - Não importantes, Não urgentes: Elimine-as

Por fim, existem aquelas tarefas que não são importantes nem urgentes e que, por isso, só estão a atrapalhar o seu trabalho.

Embora seja necessário realizar todas as tarefas, se não são uma prioridade para si, deve eliminá-las da sua lista de prioridades, para que se possa focar no que realmente é importante ou urgente. Nota: mantenha-as na mesma na lista de tarefas, tire-as apenas das prioridades.

Depois de identificar qual o nível de importância e urgência de cada tarefa, terá uma visão mais clara das suas prioridades. Apesar disso, e principalmente quando tem variadas tarefas em cada quadrante, pode continuar a ser difícil saber por onde começar. 

Siga estas 3 dicas para o ajudar a priorizar tarefas e aumentar a produtividade

1- Limite o número de tarefas por quadrante

Ouve-se muito a expressão de “quando é tudo prioritário, nada é prioritário”, pelo que deve definir claramente quais tarefas são prioritárias, dando um limite máximo do número dessas tarefas, para que consiga organizá-las e geri-las.

Não ultrapasse a quantidade de 10 tarefas por quadrante.

Desta maneira, pode até começar por preencher o quarto quadrante da matriz de prioridades. Se vir que existem tarefas que não são prioritárias, pode eliminá-las.

2- Utilize ferramentas online de gestão de tarefas e prioridades

Já existem no mercado diferentes ferramentas que lhe permitem gerir e organizar as suas tarefas de acordo com o seu nível de prioridade, definir timings para o seu cumprimento, categorizá-las, delegar aos membros da sua equipa e muito mais.

Exemplos de ferramentas:

- Trello;

- Meistertask;

- Asana.

Aproveite todas estas funcionalidades para otimizar a eficiência e a organização do seu dia a dia de trabalho.

3 - Seja focado

Usar a Matriz de Eisenhower é uma grande ajuda para a sua gestão pessoal e profissional. No entanto, é comum desistir de a implementar passado uns tempos. Deste modo, se procura uma organização contínua, é importante ser resiliente para desenvolver as suas habilidades de priorização e determinado para não desistir de encontrar os benefícios da matriz de Eisenhower na sua gestão diária.

Se tiver um dia a dia de trabalho organizado, será bastante mais fácil sentir-se produtivo e motivado. Por outro lado, evita a perda de tempo desnecessário em tarefas inúteis ou sentir-se stressado e ansioso, sintomas altamente prejudiciais não só a nível profissional como pessoal.

Adicionalmente, esta matriz é uma maneira de poder identificar se está com excesso de trabalho, que é algo bastante comum de acontecer quando não tem noção das prioridades de cada tarefa e, por sua vez, a sua chefia também não. Caso identifique isso, é importante comunicar com o líder da sua equipa, para que ele tenha conhecimento e, eventualmente, opte por organizar as tarefas e alocar recursos de outra maneira - conheça os 7 principais estilos de liderança e as suas características.

O livro "Hábitos das pessoas altamente eficazes" do autor Stephen Covey é um sucesso mundial, que tem por base os princípios desta Matriz, pode ser uma excelente maneira de entender como um processo de priorização de tarefas pode ter um impacto tão positivo na vida de cada indivíduo. Ao gerenciar as tarefas e carga de trabalho, sentir-se-á mais realizado - Veja tudo o que precisa de saber para se tornar mais produtivo no trabalho.