Produtividade no trabalho: tudo o que precisa de saber para se tornar mais produtivo

Para que uma empresa se mantenha competitiva no mercado, é necessário ter alta produtividade no trabalho. Sabe o que a produtividade é? E como medir a produtividade no trabalho? Descubra o que significa "ser produtivo" e como aumentar a produtividade da sua empresa.

Em que consiste a produtividade?

O conceito de produtividade varia de acordo com diferentes autores e perspetivas.

No entanto, fazendo um apanhado de algumas das perspetivas mais relevantes, a produtividade consiste em planear, gerir, organizar e tomar medidas, de forma a promover uma utilização eficiente dos recursos e otimizar os resultados desejados.

Para isso acontecer, é importante que exista um planeamento estratégico, de forma a identificar previamente o que é necessário ser feito e como pode ser gerido de maneira mais eficiente, através dos processos mais adequados.

Produtividade nas empresas

O conceito de produtividade tanto pode estar associado às atividades mais comuns do quotidiano, como às atividades do âmbito profissional e organizacional.

No caso das empresas, é importante que os colaboradores, as equipas e mesmo as próprias organizações identifiquem e compreendam os seus desafios de produtividade e desenvolvam estratégias para os enfrentar.

O que é a produtividade no trabalho?

Colocando em termos práticos, nas organizações ser produtivo consiste em entregar os resultados esperados, garantindo a qualidade e cumprindo os prazos definidos.

Para isso acontecer, é essencial cumprir um conjunto de passos:

• Definição de objetivos realistas;
• Divisão das tarefas necessárias;
• Identificação de prioridades para cada tarefa;
• Criação de prazos claros para cumprir cada tarefa.

Para potencializar a produtividade, deve existir um foco para cada tarefa, de forma a otimizar o tempo despendido e maximizar a eficiência, realizando os trabalhos de forma mais rápida e com maior precisão.

Como se determina a produtividade?

Se as empresas querem manter-se competitivas nas suas indústrias, é essencial medirem e calcularem a produtividade no trabalho.

A forma mais eficaz de medir a produtividade é através do acompanhamento da produção dos colaboradores em função de um conjunto de critérios pré-determinados, tais como o número de tarefas concluídas ou a quantidade de tempo despendido em cada tarefa.

Menor tempo necessário para cada tarefa --> Maior produtividade

Esses objetivos são denominados de KPIs (Key Performance Indicators), isto é, indicadores que avaliam objetivamente a performance de um negócio.

Os KPIs são bastante úteis para estabelecer padrões de referência e motivar os colaboradores a atingir o seu máximo potencial, estimulando-os diariamente a aumentar os seus níveis de produtividade, progredir e evitar o desperdício de tempo, através de feedbacks realistas e ajustados.

Qual é a importância da produtividade no trabalho?

Existindo uma maior produtividade laboral, a empresa terá maior rentabilidade, uma vez que terá de alocar menos recursos, nomeadamente recursos monetários, para executar uma determinada tarefa.

Isto faz com que possa alocar outros recursos à compensação e criação de um conjunto de benefícios para os seus colaboradores, por exemplo.

Existem cada vez mais empresas que oferecem prémios de produtividade aos seus colaboradores, para compensá-los diretamente pelo aumento da sua produtividade e estimulá-los a atingir resultados ainda mais positivos no futuro.

Como melhorar a produtividade?

Ser produtivo no escritório

• Defina um plano de trabalho;
• Evite distrações e desligue as notificações que não são importantes:
• Respeite o tempo das reuniões;
• Defina horários para pausas;
• Foque-se numa tarefa de cada vez;
• Alimente-se de forma correta e beba água;
• Planeie a sua semana no início da semana;
• Organize a secretária/espaço de trabalho;
• Organize o seu computador.

Ser produtivo em home office

• Acorde cedo;
• Defina horários para pausas;
• Crie um espaço exclusivo para o seu trabalho, longe de zonas de lazer;
• Desative as notificações que não são importantes do seu telefone;
• Planeie a sua semana no início da semana;
• Organize a secretária/espaço de trabalho;
• Organize o seu computador e o e-mail;
• Foque-se nas tarefas mais prioritárias;
• Respeite o tempo das reuniões;
• Crie momentos de reflexão individual;
• Evite participar em reuniões que não lhe acrescentam valor;
• Limite o acesso às redes sociais;
• Alimente-se de forma correta e beba água.

Um software de gestão pode ajudá-lo a organizar o seu trabalho e automatizar algumas tarefas.

Existem diferentes tipos de softwares, desde softwares de faturação e contabilidade até softwares e mesmo apps de organização, que o auxiliam a planear e gerir o seu fluxo de trabalho. O Trello ou o Meistertak, por exemplo, são plataformas gratuitas que pode utilizar para gerir o seu trabalho pessoal, assim como da sua equipa.

Por fim, a sua empresa pode implementar pequenas dicas, fulcrais para impulsionar a produtividade e garantir melhores resultados das suas equipas. Registe algumas:

1. Defina metas e objetivos estratégicos para si/para a sua equipa;
2. Invista na formação das equipas;
3. Melhore a comunicação interna;
4. Aproveite os avanços tecnológicos para automatizar algumas tarefas;
5. Meça a produtividade da sua equipa;
6. Crie planos de ação;
7. Reconheça os colaboradores.